Er det ikke bare en smal sag lige at skifte kassesystem?
Det eneste du skal gøre er at tage det gamle kasseapparat og smide det ud, ikke?
Det ville være nemt, hvis det var sådan, og med den rigtige plan kan du komme sikkert i mål med dit POS-skifte.
Et digitaliseringsbureau med fokus på det menneskelige
Som Solutions Architect i digitaliseringsbureauet Hands har jeg gennem mit arbejde stor erfaring med at hjælpe vores kunder godt gennem et POS-systemskifte.
Jeg har opsummeret nogle udvalgte fokusområder, som du skal være opmærksom på, når du skal gennem et POS-skifte.
Og vores metode er simpel.
Vi står for hele processen helt fra det indledende arbejde til implementeringen og flytningen af al data fra det tidligere POS-system til det nye.
Det gør vi ved at identificere og kortlægge de nuværende og fremtidige behov, som vores kunde har, og derefter udarbejder vi en kravspecifikation.
Herefter afsøger vi markedet for den POS-løsning, der bedst matcher kundens behov.
Nyt POS-system - hvad så?
Når du står overfor et POS-skifte, er det en god idé at udarbejde en plan over, hvad dine nuværende og fremtidige behov er, da du står overfor en udskiftning af et centralt system i et større teknisk miljø.
Og her er den første faldgrube.
Det kan være nemt at lade sig forblænde af de hurtige beslutningers kortsigtede gevinster, men det kan føre til teknisk gæld, og den kan vokse eksponentielt over tid – og det ønsker du ikke.
At komme godt fra start med det nye kassesystem kræver en solid plan, men også tilstedeværelse af dine forskellige systemudbydere.
Hvis du er i tvivl om, om du har de nødvendige og tilstrækkelige kompetencer i din virksomhed til at løfte dit POS-skifte, kan det være en fordel at finde nogle, der kan hjælpe.
For på den måde undgår du at lave rod i det.
En forkert beslutning kan forlænge projektet og forværre den i forvejen vanskelige overgang til et nyt system, eller efterlade en uoverskuelig bunke manuel oprydning.
Sådan får du succes med dit POS-skifte
Dit nuværende POS-system indeholder en masse vigtig data, og inden en livesætning skal den data flyttes med et minimum af tab.
For hvad med kundebasen? Varerne? Lagerdataen? Og alle de eksterne systemer, der er integreret med det nuværende kassesystem? Hvad med stregkoderne, gavekortene, produktbillederne og beskrivelserne på webshoppen?
Jeg giver dig fire faser, som du skal igennem for at få succes med dit POS-skifte:
1. Gennemgå data og læg en plan:
Det er her, beslutningen træffes om, hvilken data der er nødvendig at flytte.
En omhyggelig gennemgang af eksisterende data og behovet for integration med andre systemer er afgørende.
Dette arbejde danner grundlaget for den videre proces.
2. Træk data ud:
Når det eller de nødvendige datasæt er identificeret, skal den trækkes ud fra det gamle system.
For varerne indebærer det eksempelvis varetitel, mærke og pris, og på variantniveau; EAN-nummer, størrelses- og farveangivelse samt lagertal.
Dertil kan der være yderligere datasæt som kundeklubmedlemmer og deres eventuelle point samt gavekort og tilgodesedler.
Her er præcision og fuldstændighed nøgleordene.
3. Vask data:
Før dataen kan integreres i det nye system, skal den vaskes og om muligt forberedes.
Dette indebærer tilretning af eventuelle inkonsekvenser, fejl eller ufuldstændigheder.
Når du sikrer din datas kvalitet, undgår du problemer i det nye system.
4. Flyt data ind i nyt system:
Endelig skal dataen overføres til det nye kassesystem.
Dette trin kræver præcision og sikring af, at alle relationer og sammenhænge mellem data på tværs af systemer bevares.
Det er ikke blot en flytning af data, men en smidig overgang for at undgå forstyrrelser i drift og service.
En velplanlagt og omhyggelig tilgang til disse fire faser sikrer dig ikke kun en smidig overgang, men også et solidt fundament til fremtidig datadeling og fremtidig vækst af din forretning.
I forbindelse med et POS-udskiftning er det også vigtigt at tage hensyn til de systemer, der i fremtiden skal udveksle hele eller dele af denne data.
Men når det så er sagt, er det vigtigt at fremhæve, at det er altså ikke magi, det er bare data.
Tæt kommunikation er nøglen
Nøglen til et succesfuld POS-skifte er også nem adgang til support og klare kommunikationskanaler til din nye POS-udbyder.
Tæt kontakt og dialog om arbejdsprocesser er med til at sikre, at eventuelle problemer identificeres hurtigt og løses.
For umiddelbart efter livesætningen er tilstedeværelse nøglen til at de tackle udfordringer, der kan opstå.
Det giver mulighed for, at integrationen mellem systemerne eller systemerne selv, løbende tilpasses for at imødekomme brugernes behov.
Emilie er Solutions Architect hos digitaliseringsbureauet Hands, der har specialiseret sig i give alle multibrand-butikker nemt adgang til digitalisering. Deres mål er at styrke den samlede forretning.
