Som butiksejer kan det være en jungle at finde rundt i reglerne for gavekort og tilgodebeviser.
Er de gyldige i tre år eller to? Hvad med momsen og indløsning til kontanter? Og hvordan hænger det sammen med de elektroniske gavekort?
Fortvivl ej. Herunder guider jeg dig gennem det hele – reglerne for både fysiske og elektroniske gavekort, gyldighedsperioder, gebyrer og moms – så du kan navigere sikkert i gavekortets verden.
Kort fortalt:
- Gyldighed: Som udgangspunkt 3 år fra udstedelsesdatoen (forældelsesloven). Du må gerne aftale en kortere frist, hvis den er rimelig.
- Kontant indløsning: Kunden har ret til at få restbeløbet udbetalt fra udstedelsen og op til et år efter udløb.
- Gebyr: Ved kontant indløsning af elektroniske gavekort må gebyret højst være 25 kr. – og kun dække dine faktiske omkostninger.
- Moms: Skal typisk pålægges allerede ved udstedelsen, hvis kortet kun dækker varer/ydelser med én momssats.
Gavekort og tilgodebeviser – er der forskel?
Når du giver en kunde et bevis på, at der står penge og venter hos dig, er det sådan set hip som hap, om du kalder det et gavekort eller et tilgodebevis. Det bestemmer du helt selv.
Uanset hvad du skriver på det, er det stadig et krav mod dig – altså penge, du skylder væk. Og reglerne er de samme, så længe den tekniske løsning er ens.
Så om du driver en sushirestaurant eller den lokale grønthandel, er det samme regler.
Men hvilke regler, tænker du måske? Dem skal jeg nok tage dig igennem herunder.
Gyldighedsperioden
Du vil sikkert gerne give dine kunder rigtig god tid til at bruge deres gavekort. Og det er egentlig ret smart – for det gavner faktisk også dig.
Men lad os bare være ærlige: Vi har alle sammen glemt at bruge et gavekort i tide, fordi livet lige kom i vejen.
Ifølge forældelsesloven har kunden tre år til at bruge kortet, regnet fra den dag du udsteder det. Det gælder både de fysiske og de digitale af slagsen.
Du må dog godt aftale en kortere frist – hvis den altså er rimelig. En uge til at bruge et gavekort hos et flyselskab? Fjollet. En uge hos en kaffebar? Fair nok. En frist på et år bliver typisk regnet for rimelig. Men glem ikke: Loftet er tre år.
Og det allervigtigste: Fortæl dine kunder, hvor længe kortet gælder, og giv dem masser af tid. Det er en tjeneste til dem (og en til dig selv).
Elektronisk vs. fysisk gavekort – hvad er nu forskellen?
Et elektronisk gavekort – det digitale vidunderbarn – har indeståendet gemt digitalt, på selve kortet eller på en server et eller andet sted derude, og indløses ved at scanne det i dit kassesystem. Kunden får det på sms, mail eller online og kan hive det frem igen og igen (indtil det udløber). Intet at slæbe rundt på, intet at tabe. Bare lige ved hånden i lommen.
Et fysisk gavekort – det lille stykke papir, der gør en stor forskel – er håndskrevet eller på anden måde ikke koblet til en elektronisk indløsning. Perfekt at give som gave, men også nemt at glemme i bunden af pungen eller skuffen. Til gengæld er der noget dejligt konkret at holde i hånden.
Kort og godt i en tabel:
| Elektronisk gavekort | Fysisk gavekort | |
|---|---|---|
| Gyldighed | Op til 3 år | Op til 3 år |
| Indløsning | Scannes i kassen | I hånden, i butik eller online |
| Ret til kontant restbeløb | Fra dag ét og op til 1 år efter udløb | Op til 1 år efter udløb |
| Gebyr ved kontanter | Højst 25 kr. – og kun dine faktiske omkostninger | Efter aftale, men ingen møghøje gebyrer |
Fra gavekort til kontanter
Udsteder du et elektronisk gavekort, har kunden ret til at få restbeløbet i kontanter – fra det øjeblik kortet bliver født og op til et år efter udløb.
Vil kunden have pengene før udløb eller mere end et år efter, må du gerne tage et gebyr – så længe I har aftalt det på forhånd. Men hold nu igen: Gebyret må højst være 25 kr. og skal kun dække det, det faktisk koster dig. Så vær sød ved dine kunder, og lad de grådige gebyrer blive hjemme.
Moms og gavekort (hold godt fast)
Den 1. juli 2019 blev der kastet et sæt nye momsregler ud over vores kære vouchers. Dem vi til daglig kalder gavekort og tilgodebeviser.
Reglen lyder: Momsen skal som regel på allerede når du udsteder kortet, hvis det kun kan bruges på varer eller ydelser med én momssats. Så ja, du betaler moms, før kunden har købt så meget som en tændstik.
Og der er mere (der er altid mere med moms).
Sælger du ting med forskellige momssatser, eller kan kortet bruges i flere lande, skal du vente med momsen, til kortet rent faktisk bliver brugt. Det er nok til at få selv en garvet momsspecialist til at ligge søvnløs.
Elektroniske penge og lov om betalinger
Kan dit gavekort kun bruges på bestemte ting (benzin og bilvask, for eksempel) eller kun i bestemte butikker og kæder, så er det ikke omfattet af lov om betalinger.
Men fri for ansvar er du nu ikke: Udløber kortet, har kunden stadig ret til restbeløbet inden for et år, eventuelt mod et rimeligt, forudaftalt gebyr.
Kan kortet derimod bruges overalt – mange butikker, mange forskellige varer – så er det elektroniske penge og fanget ind af loven om betalinger.
Der er dog undtagelser: Hvis der er under 3.000 kr. på kortet, kan det stadig være undtaget, så længe der ikke kan ske genopfyldning af kortet, og udstederen ikke har mere end 5 mio. euro i forpligtelser.
Og husk nu – det her er kun en hurtig rundtur. Der findes en hel bunke flere regler. Så hvis du har brug for mere rådgivning, kan du altid kontakte Dansk Erhverv.
Men inden du gør det, så tager jeg dig lige gennem gavekortets- og tilgodebevisets verden hos Customers 1st.
Gavekort og tilgodebevis hos Customers 1st
Reglerne behøver heldigvis ikke give grå hår i praksis. Med det rette kassesystem kører det meste af sig selv. Sådan gør vi hos Customers 1st.
Hos os kan du tryllebinde dine kunder med gavekort og tilgodebeviser og samtidig beholde det kølige overblik over hver eneste udstedelse. I kassesystemet udsteder og styrer du det hele ét sted. Det er lige så let som at sælge en vare. Kunden vælger selv beløbet, du sætter en udløbsdato, og vupti.
Og der er mere.
Vil du løfte kundeloyaliteten helt op i skyerne, kan du med en integration til Woocommerce eller Shopify få din webshop og din kasse til at snakke sammen.
Så kan kunderne både købe og indløse gavekort på nettet og i butikken. Vi kalder det en game changer i retail – ægte omnichannel på højt niveau, der får kunderne til at føle sig helt ekstraordinære.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor længe er et gavekort gyldigt?
Som udgangspunkt tre år fra udstedelsen. Du må aftale kortere, hvis det er rimeligt – typisk mindst et år.
Kan man få et gavekort udbetalt kontant?
Ja. Kunden kan få restbeløbet op til et år efter udløb. For elektroniske gavekort må du højst tage 25 kr. i gebyr – og kun hvis I har aftalt det på forhånd.
Skal der betales moms af gavekort?
Ja. Er der én momssats i spil, ryger momsen på allerede ved udstedelsen. Er der flere satser eller flere lande, venter du med momsen, til kortet bruges.
Er der forskel på et gavekort og et tilgodebevis?
Ikke i lovens øjne. Samme regler gælder, når den tekniske løsning er ens. Kald det, hvad du vil.
