Det lyder måske enkelt: Lageret skal stemme med det, der bliver solgt. Men for mange butikker er det en reel udfordring i hverdagen. En kunde spørger efter en vare, og systemet siger, at den er på lager. Men efter lidt søgen viser det sig, at den ikke er til at finde nogen steder.
Eller omvendt – varen står pænt på hylden, men systemet tror, den er udsolgt.
Det er ikke nødvendigvis medarbejdernes skyld – ofte handler det bare om, at POS-systemet og lagerstyringssystemer (WMS) ikke taler sammen. Og når systemer ikke spiller sammen, opstår der nemt fejl, dobbeltarbejde og unødig forvirring.
Den klassiske hverdag med manuelle løsninger
Mange butikker kører stadig med løsninger, hvor man skal gøre det samme flere gange. En vare bliver lagt på lageret, og så skal den tastes ind i ét system. Når den bliver solgt, skal det ind et andet sted. Og hvis du også har en webshop, skal det måske registreres dér også. Det virker måske ikke så slemt, men i en travl hverdag bliver det hurtigt tungt – og det øger risikoen for fejl.
Når kassesystem og lagerstyring ikke hænger sammen, bliver tingene ofte mere bøvlede, end de burde være. Det betyder, at:
- Der bruges tid på manuelle optællinger og indtastninger.
Det kan være, fordi man ikke stoler på, at systemet stemmer, så man tager lige en ekstra tur med stregkodescanneren eller et tælleark i hånden. - Lager og salg ikke altid viser det samme.
En vare står måske som tilgængelig i butikken, men er allerede solgt. Eller også står den på hylden, men systemet melder “udsolgt.” - Der nemt opstår tvivl: Har vi varen – eller har vi den ikke?
Medarbejdere bruger tid på at lede og dobbelttjekke, mens kunden venter på svar. - Genopfyldning bliver reaktiv frem for planlagt.
I stedet for at være på forkant, bestiller man først varer, når man opdager, at noget mangler – og så går der måske dage, før det er hjemme igen. - Webshop og fysisk butik ikke altid er i synk.
Det skaber frustration, især når en kunde bestiller online, og det viser sig, at varen alligevel ikke er tilgængelig.
Det er alt sammen små ting, men de koster tid og energi hver eneste dag. Og i sidste ende går det ud over både arbejdsglæden og kundernes oplevelse.
I stedet for at bruge tiden på at sælge og rådgive, bruger medarbejderne den på at rette op på ting, som kunne have fungeret automatisk, hvis systemerne talte sammen.
Når systemerne arbejder sammen
Når et POS-system som Customers 1st, og et lagersystem som Apport Systems spiller sammen, bliver hverdagen meget nemmere – både for dem i butikken og dem på lageret.
Lageret er altid opdateret, og medarbejderne slipper for at gætte sig frem eller dobbelttjekke.
Når der bliver solgt noget i butikken, bliver det automatisk registreret i lageret. Og omvendt – hvis der modtages eller flyttes varer på lageret, bliver det vist direkte i POS-systemet.
Det betyder, at der ikke længere skal bruges tid på at taste de samme ting ind flere steder, og man undgår de fejl, der ellers let opstår, når tingene foregår manuelt.
Systemerne snakker sammen i realtid, så alle arbejder ud fra den samme opdaterede information – uanset om det handler om en vares placering, lagerstatus eller en nylig retur.
Når systemerne gør arbejdet, slipper medarbejderne for det – og det frigiver både tid og overskud. Det bliver f.eks. muligt at:
- Lagerbeholdningen er altid opdateret og korrekt, fordi systemerne udveksler data i realtid.
- Plukkeopgaver kan kombineres og optimeres, så medarbejdere ikke skal gå unødige ekstra skridt.
- Hele pluk- og leveringsflowet bliver mere automatiseret og struktureret.
- Risikoen for fejlagtige lagerdata mindskes betydeligt.
- De daglige operationer forsimples og effektiviseres markant, fordi systemet tager sig af det meste.
- Kunderne får altid præcise oplysninger om lagerstatus i butikken og online.
- Genopfyldning af varer kan planlægges smartere, da systemet automatisk registrerer, når beholdningen når et minimum.
- Salg og returhåndtering klares hurtigt og effektivt med et enkelt klik.
Samtidig giver et smart POS-system medarbejderne i butikken præcise oplysninger, når de står over for kunderne. Lagerstatus vises i realtid – både i butikken og online – så man ikke lover noget, der ikke kan holdes.
Når lageret nærmer sig et lavpunkt, kan systemet selv gøre opmærksom på det, og genopfyldning kan planlægges i god tid. Det hele gør, at hverdagen kører mere glidende, og at både salg og returneringer kan klares hurtigt og enkelt.
Kort sagt: Når systemerne arbejder sammen, hænger hverdagen bedre sammen. Man undgår dobbeltarbejde, der er færre overraskelser, og alle – både medarbejdere og kunder – får en bedre oplevelse.
Fra dobbeltarbejde til overblik
I stedet for at bruge tid på at rette op på fejl, tælle varer igen og gætte på, hvad der er rigtigt, får du et system, der giver dig ro og overblik. Når POS og lagersystem hænger sammen, slipper du for at taste det samme ind flere steder, og du behøver ikke hele tiden dobbelttjekke, om systemet nu også passer.
Det bliver nemmere at planlægge, hvornår varer skal genbestilles, og nemmere at følge med i, hvad der er solgt – og hvor det er henne. Du sparer tid, fordi systemerne selv sørger for, at informationerne stemmer, og du kan i stedet bruge tiden på kunderne eller på at udvikle butikken.
Det handler ikke om at digitalisere for enhver pris, men om at gøre hverdagen mindre stressende. Når systemerne arbejder sammen, gør de arbejdet for dig – og ikke imod dig.
Og det giver noget helt konkret: ro i maven. Både for dem, der står i butikken, og for dem, der skal holde overblikket bag skærmen.
