Introduktion
Men det er nu engang noget som skal gøres, for at få et komplet overblik over sit varelager.
De fleste virksomheder bruger unødig tid på at arbejde over og tælle varebeholdningen efter lukketid – eller sågar lukke sin butik midlertidigt – men ingen af disse løsninger er ideelle.
Det er dog nødvendigt med disse lageroptællinger for at opretholde sin lagernøjagtighed, reducere svind og samtidig sikre, at du har den rigtige mængde af varer på lageret til at understøtte dine kunders efterspørgsler året rundt.
Derfor har vi lavet en guide til at kickstarte din lageroptælling med 7 enkle tips.
Følg med her.
Hvad er lageroptælling?
En lageroptælling er ganske enkelt en optælling af dit lager. Det er en måde, hvorpå man kan holde styr på, hvilke produkter der i øjeblikket er på lager og i hvilke mængder.
Det kan ses som værende en optællingsrapport, som giver dig en oversigt over beholdningen af dine varer.
Det giver altså et komplet overblik over, hvad din virksomhed har på lager, og samtidig hvad virksomheden ejer og ikke ejer.
En fysisk lageroptælling er, når du tæller alle dine varer i din butik personligt. En fysisk lageroptælling er typisk tildelt flere medarbejdere, som tæller lagerbeholdningen for hver vare i hele butikken og på lageret.
Herefter registrerer du manuelt lagerbeholdningen enten med pen og papir eller elektronisk. Det kan være ganske uoverkommeligt og grunden til, at de fleste detailhandlere kun foretager lageroptællinger én gang om året.
7 tips til lageroptælling af varebeholdningen i din forretning
Vi har sammensat de bedste tips til at gøre optællingsprocessen så problemfri og fejlfri som muligt.
1. Brug det rette udstyr
Der er mange måde at optælle sin fysiske lagerbeholdning på.
Det kan både udføres traditionelt ved hjælp af pen og papir eller Excel-ark for at optælle produkterne og derefter afstemme denne data i dit kassesystem.
Men disse metoder kan være rigtig tidskrævende.
I Servicepos kan du slippe for alt det manuelle bøvl. I kassesystemet har du med vores statusmodul alt, hvad du skal bruge lige ved hånden.
Alt data bliver nemlig overført til dit lagersystem, og så der faktisk ikke mere arbejde i det.
Du kan løbende lave status ved brug af din smartphone eller tablet som scanner. Det gør, at du hverken behøver at holde midlertidigt lukket eller åbent ud over arbejdstiden.
2. Planlæg status
Alt afhængig af hvor mange varer du har i din beholdning, kan fysiske optællinger være tidskrævende. Det er derfor vigtigt at planlægge fremad og tænke over, hvornår og hvor ofte du planlægger at lave status.
Hvornår og hvor ofte varierer fra butik til butik. Nogle begrænser det til én gang årligt, andre gør det halvårligt, mens andre udfører optælling med hyppige intervaller.
Uanset hvornår det giver mening for din butik, er det vigtigt at afklare din optællingsplan i god tid og underrette dit optællingsteam, så de er til rådighed på disse dage.
3. Vær omhyggelig med din lageroptælling
At lave status og optælling af dit lager kræver nøjagtighed, konsistent og opmærksomhed.
De medarbejdere du foretager optællingen med, skal være bekendt med butikkens udvalg. Det vil sige, alt hvad du sælger, samt hvor produkterne er placeret i butikken og på lageret.
På den måde er du sikker på, at lageroptællingen bliver mere præcis og optalt med omhu.
4. Kortlæg din butik
Det kan være en god ide at printe et kort ud over din butik og dit lager. På den måde kan du se, hvor hver produkttype er placeret.
Det kan sågar være en idé at inddele butikken i områder, og derved oprette en optællingsliste i kassesystemet. Her kan du nemt tælle varerne og holde overblik over, hvor stor en del af varelageret, der er optalt.
På samme måde kan du overstrege de placeringer og produkttyper du allerede har optalt, så du ved, hvor langt du er i processen.
Det kan være et praktisk navigationsværktøj til dig selv og dit optællingsteam, og det gør samtidig hele optællingsprocessen meget nemmere.
5. Afmærk dine hylder og kasser
Når det kommer til optælling af dit lager, er det vigtigt at holde dit lager organiseret. Nøglen til at forblive organiseret, er at afmærke de kasser med produkter, der ikke er synlige, og opbevare dem efter produkttype.
Oftest kan de løse produkter uden kasse eller emballage resultere i unøjagtighed.
Det er altid vigtigt at sørge for, at dine produkter er, hvor de skal være, før du foretager en fysisk lageroptælling. Det gør din optælling langt mere præcis.
6. Planlæg med dit tællehold
Når du har fået styr på din varebeholdnings placeringer, kan det være en idé at uddelegere områder til dine medarbejdere.
På den måde ved alle hvilken del af butikken eller lageret, de er ansvarlige for at få optalt. Gennemgå kortlægningen af butikken, så de ved, hvor de skal orientere sig og finde de produkter, de er ansvarlige for at tælle.
Det gør både den fysiske optælling og afstemning af inventar langt nemmere.
7. Udvis taknemmelighed
Sidst, men ikke mindst. Så vis dit tællehold, at du sætter pris på deres hjælp.
At lave status er nemlig oftest det mindre sjove for dit personale. Så et gratis måltid, snacks eller andet gør, at de formentlig er tilbøjelige til at hjælpe en anden gang igen.
Efter din lageroptælling
Når du er færdig med din lageroptælling, er der stadig vigtigt arbejde at gøre for at sikre lagernøjagtighed.
Eksempelvis er det altid en god idé at dobbelttjekke, at de optalte lagertal er korrekte. Du kan derved se, om der er afvigelser på lageret.
Tag dig tid til lageroptællingen
Organiseret og systematisk lageroptælling er uden tvivl nøglen til at drive en forretning. Og det er uanset, om du tager fat på lageroptællingen manuelt, gennem et Excel-regneark eller et kassesystem med lagerstyring og statusmodul som Servicepos.
Det kræver omhyggelig planlægning, klare lagerstyringsprocesser, opmærksomhed og nøjagtighed, at foretage god lageroptælling. Det er bestemt ikke et spørgsmål om tilfældigheder.
Derudover vil en stærk lageroptælling føre til langt færre uoverensstemmelser. Og det kan ovenstående 7 tips i sidste ende hjælpe dig med at fuldføre.
