Har du nogensinde brugt en gammeldags blyant og papir til at bogføre?
Det var en træls opgave, ikke sandt?
Men heldigvis er tiden med papir og blyant forbi, fordi nu er der en ny digital bogføringslov på vej, som siger at alt bogføring skal klares digitalt – også dine kvitteringer og fakturaer.
Hvad er digital bogføring?
Digital bogføring er som en tryllestav for din bogføring – den gør alt lettere! Ingen rodede papirbunker og ingen ubesvarede opkald fra din bogholder.
Nu kan du nemt scanne dine bilag og fakturaer, og gemme dem elektronisk.
Og lad os være ærlige – digital bogføring er måske ikke den mest spændende ting i verden, men det kan hjælpe dig med at få styr på din økonomi og undgå at have hovedpine på grund af regnskab.
At have et digitalt bogføringssystem er som at have din egen personlige assistent, der sørger for, at alt går som smurt.
Hvad er de nye regler?
Det er en god idé at forberede sig på de kommende ændringer i god tid, selvom alle virksomheder først vil blive pålagt at overholde reglerne fra 2026.
Hvorfor forberede sig nu?
Fordi der er en masse regler, man skal overholde, f.eks. at alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt i mindst 5 år.
Der er også regler for, at registreringer af køb og salg skal dateres og henvise til et specifikt bilag, og at der skal være mulighed for at gendanne bogføringsdataen i et maskinlæsbart format.
Så hvis du vil undgå unødvendig stress senere hen, så start forberedelserne nu.
Det er som at investere i en god cykellygte – du vil være glad for det, når mørket falder på, og du skal navigere gennem byen!
Reglerne opsummeret:
- Du skal gemme alle dine finansielle dokumenter digitalt i mindst 5 år. Det kan du gøre hos en udbyder eller en tredjepart, der kan beskytte dokumenterne.
- Lav også en kopi af alle dokumenterne og gem dem et andet sted i mindst 5 år. Dette vil beskytte dig, hvis noget går galt med den oprindelige fil.
- Når du registrerer betalinger eller andre økonomiske oplysninger, skal du huske at inkludere datoen og en henvisning til det dokument, der hører til oplysningerne. Det er også en god idé at tage sikkerhedskopier af disse oplysninger jævnligt.
- Hvis du foretager ændringer i et dokument eller i dine registreringer af køb og salg, skal du sørge for at registrere ændringerne. Dette vil sikre, at du altid har den mest nøjagtige og ajourførte version af dokumentet.
- Hvis du ikke afleverer din første årsrapport eller vælger at undlade revision, kan myndighederne gennemføre en kontrol for at sikre, at du overholder reglerne til finansiel dokumentation.
Kilde: Lov om bogføring
Så i korte træk: Gem, opbevar digitalt og lav back-ups!
Men rolig nu, det er ikke så svært, som det lyder.
Du skal bare sørge for at have styr på de digitale systemer, og så er du allerede godt på vej. Det kan du læse mere om lidt længere nede.
Det er vigtigt at huske på, at reglerne bliver indført for at understøtte korrekt bogføring, øge IT-sikkerheden og automatisere virksomhedernes bogføring.
Udbydere af bogføringssystemer skal registrere deres systemer hos Erhvervsstyrelsen, så det bliver nemmere for dig at vælge et system, der lever op til lovens regler og giver den nødvendige digitale sikkerhed.
Det er en god idé at undersøge mulighederne for forskellige bogføringssystemer og finde et system, der passer til dit behov og budget.
Hvornår skal jeg være klar til de nye regler?
Fra 2023-2026 vil reglerne gradvist blive rullet ud og implementeret.
Hvornår reglerne om digital bogføring træder i kraft for dig, afhænger af din virksomhedsform:
- 31. oktober 2023: Ifølge Erhvervsstyrelsen skal udbydere af digitale bogføringssystemer anmelde deres systemer senest den 31. oktober 2023, hvis de ønsker at blive registreret som digitale standard bogføringssystemer.
- 1. november – 31. december 2023: I perioden fra den 1. november til den 31. december 2023 vil Erhvervsstyrelsen kontrollere og registrere de anmeldte systemer, såfremt de opfylder reglerne til digitale standard bogføringssystemer.
- 1. januar 2024: Fra den 1. januar 2024 vil de anmeldte digitale bogføringssystemer så være registreret.
- 1. juli 2024: Det forventes, at regnskabspligtige virksomheder skal bogføre digitalt fra regnskabsårene, der begynder efter den 1. juli 2024.
- 2026: Det forventes, at personligt ejede virksomheder og foreninger vil være påkrævet at føre digital bogføring fra en bestemt dato i 2026, som endnu ikke er fastlagt.
Hvad kan jeg gøre for at forberede mig?
Hvis du stadigvæk bruger papir og blyant til bogføringen, så skal du nok overveje at skifte til noget mere moderne, inden bogføringsloven ændrer sig.
Jeg vil dog anbefale, at du skifter til et registreret bogføringssystem, så du kan undgå at skulle tage dig af alle de kedelige og komplicerede regler.
Det kan eksempelvis være bogføringssystemer såsom Dinero eller e-conomic.
Plus, så er det moderne at hoppe på det digitale, og det kan vi da alle godt lide, ikke?
Integrér dit regnskab med dit online kassesystem
Hvis du også har et online kassesystem, er det en god idé at integrere det med dit regnskabsprogram.
Det gør det nemlig muligt at tage en velfortjent kaffepause og lade teknologien klare bogføringen for dig.
Hvis du ikke gør det, så skal du selv sidde og taste salgene ind, og det er nærmest lige så sjovt som at se maling tørre.
En integration sikrer også, at dit regnskab altid er ajourført og korrekt.
Med denne integration kan du være sikker på, at alle reglerne om digital bogføring bliver overholdt.
Fordele ved at integrere dit online kassesystem med et regnskabsprogram:
- Du slipper helt for alt det manuelle tastearbejde, da integrationen automatisk sender dine bogføringsdata videre til regnskabsprogrammet.
- Der er ingen behov for at bekymre sig om tastefejl med en integration til et regnskabsprogram.
- Du får en helt automatiseret proces, som sparer dig tid og ressourcer i hverdagen.
